Um die Verwaltungsarbeit systematisch auf elektronische Aktenführung, elektronische Sachbearbeitung und elektronische Kommunikation umzustellen, ist die Nutzung eines umfassenden Dokumentenmanagementsystems notwendig.

Die Samtgemeinde Bevensen-Ebstorf verfügt über das DMS enaio der OPTIMAL SYSTEM GmbH. Dabei handelt es sich um eine digitale Plattform, welche es ermöglicht, Dokumente und Arbeitsabläufe verschiedenster Art zu managen.

Eine Schulung für eine im Voraus festgelegte Testgruppe, bestehend aus Mitarbeitenden der Verwaltung, fand in 2020 statt. Die Mitarbeitenden der jeweiligen Fachbereich werden sukzessiv in dem Umgang mit enaio geschult mit dem Ziel, das System in der gesamten Samtgemeindeverwaltung zu etablieren.

Im Bereich des Personalwesens startete im Juli 2020 das trägerübergreifende Projekt "Digitalisierung des Personalwesens" beim IT-Verbund Uelzen unter der Leitung des Landkreises Uelzen. Ziel des Projektes ist die Einführung einer allumfassenden Personalmanagement-Software, die sämtliche Bereiche des Personalwesens, wie die elektronische Personalakte, die Bezügeabrechnung, das Zeiterfassungssystem, die Dienstreiseabwicklung, das Bewerbermanagement oder aber auch die Personal- und Stellenbewirtschaftung bedient. Um eine Grundlage für das Vergabeverfahren zu bilden, wurde ein Lastenheft gefertigt.

Die neue Software soll alle Bedürfnisse der Personalwirtschaft, der Personalorganisation und des Personalmanagements abdecken und einen einfachen Datenaustausch zwischen den verschiedenen Modulen ermöglichen.

Kostenerwartung ursprünglich: - €  aktuell: - €

Ursprungsgedanke:

Beschaffung einer allumfassenden E-Learning-Plattform für verschiedene Themenbereiche sowie die Möglichkeit der Ergänzung der Plattform um selbst erstellte Themen und die automatische Generierung eines Zertifikats je Teilnehmer nach erfolgreich abgeschlossener Schulung je Themenbereich

IST-Stand:

Implementierung einer webbasierten E-Learning-Plattform speziell für die Bereiche Datenschutz und Informationssicherheit

Was ist ein Intranet?

• Netzwerk, das ausschließlich von Mitarbeiter/innen der Samtgemeinde Bevensen-Ebstorf genutzt werden kann

• geschlossenes System, welches nicht öffentlich zugänglich ist (verwaltungsintern)

Funtkionen:

• Einstellen von Hausinformationen (samtgemeindespezifisch)

• Schwarzes Brett: Suche, Biete, zu verschenken

• Erstellung eigener Kategorien, wie "Ereignisse", "Ideen", "Meinungen", ...

• Zugriff auf verschiedene Anwendungen, wie z. B. die Zeiterfassung

• Zugang zur IT-V-App und Anzeige von (Störungs-)Meldungen und Wartungsankündigungen

Ausgangslage:

• veraltete Verträge mit dem Anbieter der derzeit im Einsatz befindlichen Telefonanlage

• Zunehmende Probleme mit der aktuellen Plattform

• Wegfall von Funktionen

Beschaffung einer neuen Telefonanlage 

Mögliche Funktionen der neuen Telefonanlage:

• Mitarbeiterkommunikation

  • Teamgespräche

  • Nahtloser Transfer von laufen Geräten

• Kunden-/Bürgerkommunikation

  • Videokonferenz

  • Automatische Sprachansage

  • Teilung von Bildschirmen

  • Terminerinnerung

  • Ermöglichung von Rückrufanfragen

• Outlook-Integration

• Sprachaufzeichnung

• Alarmierung

• Keine Leistungsverschlechterung gegenüber der jetzigen Funktion

• Cloudbasiert

Geplant ist die Einführung einer Softwareanwendung, welche die Protokolle von Rats- und Ausschusssitzungen mithilfe von Künstlicher Intelligenz (KI) unterstützt.

Das KI-basierte Tool bietet folgenden Funktionsumfang:

• Spracherkennung anhand von Audiodateien

• Umwandlung der durch die KI erkannten Redeanteile in ein Wortprotokoll

• Zusammenfassung des Wortprotokolls

• Erstellung von Ergebnisprotokollen auf Grundlage des Wortprotokolls

Einführung der Softwarelösung Microsoft Power BI. Power BI dient der Analyse und Visualisierung von Daten. In Kombination mit Microsoft Project soll mittelfristig OpenProject als Projektmanagement-Tool abgelöst werden.

Einführung des Projektmanagement-Tools Microsoft Project. Die Softwarelösung soll zur Planung, Koordinierung und Verwaltung der Projekte der Samtgemeindeverwaltung eingesetzt werden und in Kombination mit Microsoft Power BI mittelfristig OpenProject ablösen.

Geplant ist die Einführung eines Chatbots für die Homepage der Samtgemeinde Bevensen-Ebstorf, welches die Kommunikation zwischen Bürgerinnen, Bürgern und der Verwaltung mithilfe von Künstlicher Intelligenz (KI) unterstützt.

Das KI-Tool sollte folgenden Funktionsumfang aufweisen:

• Möglichkeit der Interaktion zwischen Nutzerinnen, Nutzern und Verwaltung über Sofortnachrichten mittels KI

• DSGVO-Konformität

• Anonymisierung von Nutzereingaben

• Möglichkeit der Übersetzung in andere Sprachen

• Möglichkeit der Anbindung externer Datenbanken

• Gesprächsanalysefunktion

Bei M 365 handelt es sich um eine cloudbasierte Produktivitätsplattform inkl. der klassischen Office-Anwendungen, wie Word, Excel, Outlook, [...].

M 365 bietet ein umfassendes Lösungspaket mit standardisierten Administrations- und Sicherheitsfunktionen, das sich in die bestehende Infrastruktur einfügt. Ergänt wird das System um moderne Funktionen für flexible und digitale Arbeit, z. B. durch die Integration von Sharepoint, OneDrive oder Teams - im Fokus steht u. a. die Schaffung einer kollaborativen Arbeitsumgebung, was das gemeinsame zeitgleiche Arbeiten an Dokumenten, Vorgängen und Projekten betrifft. Aber auch die Kommunikation mit Externen über eine Cloud-Lösung wird möglich sein.

Ziel ist es, einen möglichst medienbruchfreien, sicheren und dennoch komfortablen Zugriff auf Arbeitsdokumente zu erlangen, ohne die bestehende Struktur komplett neu zu ersetzen.

M 365 ersetzt werder die Fachverfahren, noch die E-Akte, sondern ergänzt die bestehende Software-Landschaft, schließt Lücken und kann möglicherweise Tools ablösen. So wird z. B. Microsoft Teams zukünftig die derzeit bei der Samtgemeinde im Einsatz befindlichen Videokonferenzplattform Jitsi ablösen.

Durch die veränderten Arbeitsweisen ist es unablässlich Changemanagement zu betreiben. Dafür erhält die Samtgemeinde sowohl externe Unterstützung als auch die Unterstützung durch Key-User aus der Samtgemeindeverwaltung. Im Zuge des Changemanagements gilt es durch Schulungen und Coaching Kompetenzen aufzubauen, Prozesse anzupassen, Arbeitsweisen zu erneuern und Akzeptanz zu schaffen.

Erarbeitung eines Tax Compliance Management System (TCMS) für die Samtgemeinde und die Mitgliedsgemeinden zur Gewährleistung und Dokumentation der Erfüllung steuerlicher Vorschriften

Sanierung des Rathauses in Ebstorf

Erweiterung der Baubetriebsfläche für den Baubetriebshof Kurze Bülten in Bad Bevensen, Einrichtung einer eingezäunten Fläche für Schüttgüter/Entsorgunggüter

Erschließung des Baugebietes Fliegenberg als Mischgebiet

Neubau eines Regenwasserkanals am Eppenser Weg

Bemerkungen: Die Kosten werden hälftig auf die Samtgemeinde und die Stadt verteilt.